如何舉辦一場記場會,向來是一件讓廣告主頭疼不已的事。舉辦記者會也沒有那麼難,把握下列原則及進度,再因應不同主題及性質的內容做微調,就可以輕鬆舉辦一場記者會。

工作項目
實行內容
前置作業
擬定記者會企劃、Checklist、主題,並請注意主題要明確有吸引力。
決定時間
錯開電子媒體與平面媒體的截稿時間,下午 2:30 - 3:30 都是較理想的時間,記者的出席率也會比較高。
場地安排
除非議題內容很有吸引力,否則一場記者會,通常會出席的記者大概僅有數十數位記者。故場地不要太大,以避免空蕩。如果有邀請電視台記者,亦要有足夠場地空間,便利電視台記者架腳架拍攝。
講者安排
找兩三個口才好,熟知有關議題的人,並由其中一人當主持。
邀請記者
於活動前三天前發出幾者會邀請函,當中詳列出席講者的姓名、職位,及記者招待會的公關內容。
準備資料夾
除了新聞稿之外,必須再附上包括記者招待會的程序、講辭、相關的背景資料或相片等。
場地佈置
佈置背板、安排講者名牌、指示牌等,並為講者準備茶水。亦可為記者安排簡單茶點。
應對模擬
模擬記者可能提出的問題。並且練習應付負面提問。有記者在場,切忌竊竊私語。
活動進行
對於複雜的數據及內容,宜使用輔助工具表述,如PowerPoint。各講者的講話不可太長,五至十分鐘已經很足夠。多留些時間給記者提問。記者喜歡會後與個別講者詳談或作專訪,亦請講者留步。
會後作業
把新聞稿發給沒有來的記者。輯錄和剪下有關的報導以作存檔,並留意是否有誤解或失實的報導。

42廣告將記者會的運作程序安排如上,希望對廣告主有所助益。又,常有許多廣告主會將產品發表會、記者會結合舉辦,可按上述流程再做調整,亦為一個精簡成本的好方式。


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