如何舉辦一場記場會，向來是一件讓廣告主頭疼不已的事。舉辦記者會也沒有那麼難，把握下列原則及進度，再因應不同主題及性質的內容做微調，就可以輕鬆舉辦一場記者會。
工作項目 | 實行內容 |
前置作業 | 擬定記者會企劃、Checklist、主題，並請注意主題要明確有吸引力。 |
決定時間 | 錯開電子媒體與平面媒體的截稿時間，下午 2:30 - 3:30 都是較理想的時間，記者的出席率也會比較高。 |
場地安排 | 除非議題內容很有吸引力，否則一場記者會，通常會出席的記者大概僅有數十數位記者。故場地不要太大，以避免空蕩。如果有邀請電視台記者，亦要有足夠場地空間，便利電視台記者架腳架拍攝。 |
講者安排 | 找兩三個口才好，熟知有關議題的人，並由其中一人當主持。 |
邀請記者 | 於活動前三天前發出幾者會邀請函，當中詳列出席講者的姓名、職位，及記者招待會的公關內容。 |
準備資料夾 | 除了新聞稿之外，必須再附上包括記者招待會的程序、講辭、相關的背景資料或相片等。 |
場地佈置 | 佈置背板、安排講者名牌、指示牌等，並為講者準備茶水。亦可為記者安排簡單茶點。 |
應對模擬 | 模擬記者可能提出的問題。並且練習應付負面提問。有記者在場，切忌竊竊私語。 |
活動進行 | 對於複雜的數據及內容，宜使用輔助工具表述，如PowerPoint。各講者的講話不可太長，五至十分鐘已經很足夠。多留些時間給記者提問。記者喜歡會後與個別講者詳談或作專訪，亦請講者留步。 |
會後作業 | 把新聞稿發給沒有來的記者。輯錄和剪下有關的報導以作存檔，並留意是否有誤解或失實的報導。 |
42廣告將記者會的運作程序安排如上，希望對廣告主有所助益。又，常有許多廣告主會將產品發表會、記者會結合舉辦，可按上述流程再做調整，亦為一個精簡成本的好方式。
